Nagrody, premie, konkursy, programy specjalne – sposobów na motywowanie pracowników jest wiele. Chociaż firmy doskonale zdają sobie sprawę, że korzystanie z nich pozytywnie wpływa na zaangażowanie zatrudnionych osób, a w konsekwencji również wyniki finansowe, to jednak wielu prezesów i menadżerów ostatecznie nie decyduje się na ich wprowadzenie. Dlaczego? Najczęstszą przyczyną są niejednoznaczne przepisy dotyczące rozliczeń podatkowych związanych z kosztami takich benefitów i ich skrajnie odmienne interpretacje. Czy istnieją skuteczne i całkowicie bezpieczne rozwiązania pozwalające na zwiększenie efektywności przy jednoczesnym uzyskaniu korzystniejszego niż standardowe rozliczenia podatkowego przedsiębiorstwa?

Na sytuację ekonomiczno-finansową każdego przedsiębiorstwa ma wpływ zarówno grupa osób zajmująca najwyższe oraz strategiczne stanowiska w przedsiębiorstwie, jak i pracownicy niższych szczebli. Myśląc o programach motywacyjnych kierowanych do jednych i drugich, powinniśmy rozważyć różne dedykowane im rozwiązania. Ważne też, aby planując je wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii. Należy oczywiście pomyśleć o odpowiednim nagrodzeniu i zachęceniu pracownika do realizacji celów, ale także o zaletach wybranej przez nas opcji pod kątem planowania podatkowego oraz uzyskania prawa zaliczenia wypłacanych „nagród” do kosztów uzyskania przychodu.

Koszt, czyli co?

Poziom zaangażowania załogi w pracę jest jak barometr, który pokazuje kondycję firmy. Jeśli więc dojdziemy do wniosku, że chcemy zainwestować w rozwiązania pozwalające dodatkowo zmotywować pracowników, przeanalizujmy możliwości, jakie dają nam przepisy i wybierzmy najkorzystniejsza opcję. Są bowiem sposoby na to, aby nagrodzić podwładnych, a jednocześnie uzyskać korzyść podatkową. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wydatki związane z motywacją możemy zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli będziemy potrafili uzasadnić ich cel i związek z osiąganiem przychodów firmy lub zabezpieczeniem czy zachowaniem ich źródła. –
W przypadku ewentualnych wątpliwości przy interpretacji przez urząd skarbowy to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania tego faktu. Ważne jest też to, by dany koszt nie został ujęty przez ustawodawcę w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. Dlatego też zanim podejmiemy ostateczną decyzję o sposobie motywowania pracowników, warto rozważyć wszystkie dostępne opcje.

Dobierz instrumenty do menadżerów

W nowoczesnych programach motywacyjnych skierowanych do menadżerów i kadry zrządzającej prym wiodą obecnie pochodne instrumenty finansowe, czyli niebędące papierami wartościowym benefity, których wartość uzależniona jest jednak odpewnych wskaźników, np. kursu akcji. Dzięki temu uczestnik takiego programu ma możliwość uzyskania prawa do otrzymania w przyszłości wypłaty gotówkowej w zamian za efektywne wypełnianie obowiązków służbowych. Największą zaletą tego rozwiązania jest to, iż pochodne instrumentów finansowych nie sprawiają, że pracownik staje się np. udziałowcem czy wspólnikiem spółki, ale jednocześnie wysokość jego premii uzależniona jest od finansowej kondycji firmy. W jego bezpośrednim interesie leży więc wzrost jej przychodów.
Nagrody za realizację celów strategicznych przedsiębiorstwa nie są objęte takim samym podatkiem, jak wynagrodzenie. Opodatkowaniu stawką wynoszącą 19% podlega bowiem przychód pochodzący z kapitałów pieniężnych. Momentem uzyskania tego przychodu jest chwila zbycia bądź realizacji praw wynikających z pochodnego instrumentu finansowego. Rozwiązanie to pozwala więc uczestnikowi programu uchronić się od opodatkowania według skali, co może skutkować stawką 32%. Ponadto ani po stronie osoby otrzymującej korzyść finansową, ani po stronie przedsiębiorcy nie istnieje obowiązek opłacania z tego tytułu składek ZUS. Co zaś najważniejsze dla firm urzędy zgodnie stwierdzają, iż wypłata kwoty na rzecz uczestnika programu motywacyjnego opartego na pochodnych instrumentach finansowych stanowi dla przedsiębiorstwa koszt, a więc mamy prawo także odliczyć ją od podatku.

Pracujący konkursowicz


Odrębnym, ale równie ciekawym i bardzo korzystnym rozwiązaniem mogą okazać się także programy motywacyjne bazujące na konkursach. Są one doskonałym sposobem na uniknięcie problemów z przyznawaniem premii pracownikom niższego szczebla, wśród których kłopotliwe i dość skomplikowane jest wprowadzenie systemów motywacyjnych opartych na instrumentach finansowych czy ich pochodnych. Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku jest właśnie zorganizowanie wewnętrznego konkursu. Uzyskana w ten sposób nagroda zostanie opodatkowana jedynie zryczałtowanym podatkiem w wysokości 10%. Należy jednak pamiętać, iż w razie potrzeby firma będzie musiała udowodnić, że przyznana nagroda faktycznie miała związek z przychodami przedsiębiorstwa i pozytywny na nie wpływ.

Tworząc program motywacyjny warto w pierwszej kolejności przedyskutować go ze swoim doradcą podatkowym lub prawnikiem. Pomoże on dobrać odpowiednie rozwiązanie oraz jasno określi warunki ekonomiczne i prawne, jakie muszą spełniać wdrożone systemy motywacyjne, aby zarówno przedsiębiorstwo, jak i pracownik osiągnął oczekiwaną korzyść podatkową.